Menejemen ilmu keperawatan

BAB 11

PEMBAHASAN

A.     Definisi Komunikasi Dalam Organisasi

Komunikasi  dalam  organisasi adalah : Komunikasi di suatu organisasi yang dilakukan pimpinan, baik dengan para karyawan maupun dengan khalayak yang ada kaitannya dengan organisasi, dalam rangka pembinaan kerja sama yang serasi untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi (Effendy,1989: 214).

Komunikasi tidak akan dibutuhkan jika manusia hidup dilingkungan hampa, dalam sebuah sel yang tidak dapat ditembus; jika seseorang lahir, hidup dan mati terisolasi dari dunia luar; atau jika seseorang hanya membutuhkan dirinya sendiri untuk memenuhi semua kebutuhannya. Manusia adalah mahkluk sosial yang tergantung, mandiri dan saling terkait dengan orang lain di lingkungannya. Satu-satunya alat untuk dapat mencapai hubungan yang dekat dengan orang lain di lingkungannya adalah komunikasi melalui baik bahasa verbal (Perancis, Italia, Jerman, dan sebagainya) maupun bahasa nonverbal (bahasa tubuh dan isyarat yang banyak di mengerti olaeh berbagai suku bangsa) (La Monica, 1979).

Tappen (1995) mendefinisikan bahwa komunkasi adalah suatu pertukaran pikiran, perasaan dan pendapat dan memberikan nasehat dimana terjadi antara dua orang atau lebih bekerja sama.

Shannon dan Weaver (1949) mendefinisikan komunikasi sebagai semua yang jadi di antara dua pikiran atau lebih. Karena tingkah laku adalah apa yang dipersepsikan oleh dua orang lain, maka semua tingkah laku adalah komunikasi, dan semua komunikasi menghasilkan tingkah laku.

Davis (1981) mendefinisikan komunikasi sebagai “pemindahan informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain”.

Johnson (1981) melihat konsep komunikasi sebagai alat atau cara seseorang mengirim pesan ke orang lain, dan mengharapkan respons dari orang lain.

Gibran (1951) mengatakan bahwa seseorang dapat berbicara secara verbal dengan dirinya sendiri, komunikasi dalam organisasi selalu melibatkan paling sedikit dua individu dan dua peran yaitu oengirim dan penerima.

B.     Tujuan Komunikasi

Hewitt (1981), menjabarkan tujuan penggunaan proses secara spesifik sebagai berikut :

1.      Untuk mempelajari atau mengajarkan sesuatu.

2.      Untuk mempengaruhi perilaku seseorang.

3.      Untuk mengungkapkan perasaan

4.      Untuk menjelaskan perilaku sendiri atau perilaku orang lain.

5.      Untuk berhubungan dengan orang lain.

6.      Untuk menyelesaikan sebuah masalah.

7.      Untuk mencapai sebuah tujuan

8.      Untuk menurunkan ketegangan atau menyelesaikan konflik.

9.      Untuk menstimulasi minat pada diri sendiri atau orang lain.

C.     Fungsi Komunikasi dalam Organisasi

Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:

1.      Fungsi informatif

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system).  Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi.  Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi.  Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.

2.      Fungsi Regulatif

Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi.  Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:

a.       Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan.  Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.  Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada:

1)      Keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah.

2)      Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi.

3)      Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi.

4)      Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.

b.      Berkaitan dengan pesan atau message.  Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja.  Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

3.      Fungsi Persuasif

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan.  Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah.  Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

4.      Fungsi Integratif

Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik.  Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata.  Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

D.    Jenis-jenis Komunikasi

Ada dua jenis utama dari komunikasi yaitu verbal nonverbal.

.     Jenis-jenis Komunikasi

Pada dasarnya komunikasi digunakan untuk menciptakan atau meningkatkan aktifitas hubungan antara manusia atau kelompok. Jenis komunikasi terdiri dari:

1.      Komunikasi Verbal dengan Kata-kata

a)      Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). Komunikasi tidak akan efektif bila pesan disampaikan dengan kata-kata yang tidak dimengerti, karena itu olah kata menjadi penting dalam berkomunikasi.

b)      Racing (kecepatan). Komunikasi akan lebih efektif dan sukses bila kecepatan bicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.

c)      Intonasi suara: akan mempengaruhi arti pesan secara dramatik sehingga pesan akan menjadi lain artinya bila diucapkan dengan intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang tidak proposional merupakan hambatan dalam berkomunikasi..

d)      Humor: dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan (1989), memberikan catatan bahwa dengan tertawa dapat membantu menghilangkan stress dan nyeri. Tertawa mempunyai hubungan fisik dan psikis dan harus diingat bahwa humor adalah merupakan satu-satunya selingan dalam berkomunikasi.

e)      Singkat dan jelas. Komunikasi akan efektif bila disampaikan secara singkat dan jelas, langsung pada pokok permasalahannya sehingga lebih mudah dimengerti.

f)        Timing (waktu yang tepat) adalah hal kritis yang perlu diperhatikan karena berkomunikasi akan berarti bila seseorang bersedia untuk berkomunikasi, artinya dapat menyediakan waktu untuk mendengar atau memperhatikan apa yang disampaikan.

2.      Komunikasi Non Verbal

Komunikasi nonverbal adalah komunikasi dengan menggunakan expresi wajah pergerakan tubuh, dan sikap tubuh atau “body language”. Menurut Arnold dan Boggs (1989) kaarena komunikasi nonverbal meliputi komponen emosi terhadap pesan yang diterima atau disampaikan, maka komunikasi non verbal lebih mengandung arti yang signifikan dibandingkan komunikasi verbal. Tetapi akan menjadi sesuatu yang membahayakan jika komunikasi nonverbal diartikan salah tanpa adanya penjelasan secara verbal.

Komunikasi non verbal adalah penyampaian pesan tanpa kata-kata dan komunikasi non verbal memberikan arti pada komunikasi verbal. Yang termasuk komunikasi non verbal :

a)      Ekspresi wajah. Wajah merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi, karena ekspresi wajah cerminan suasana emosi seseorang.

b)      Kontak mata, merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi. Dengan mengadakan kontak mata selama berinterakasi atau tanya jawab berarti orang tersebut terlibat dan menghargai lawan bicaranya dengan kemauan untuk memperhatikan bukan sekedar mendengarkan. Melalui kontak mata juga memberikan kesempatan pada orang lain untuk mengobservasi yang lainnya.

c)      Sentuhan adalah bentuk komunikasi personal mengingat sentuhan lebih bersifat spontan dari pada komunikasi verbal. Beberapa pesan seperti perhatian yang sungguh-sungguh, dukungan emosional, kasih sayang atau simpati dapat dilakukan melalui sentuhan.

d)      Postur tubuh dan gaya berjalan. Cara seseorang berjalan, duduk, berdiri dan bergerak memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur tubuh dan gaya berjalan merefleksikan emosi, konsep diri, dan tingkat kesehatannya.

e)      Sound (Suara). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan juga salah satu ungkapan perasaan dan pikiran seseorang yang dapat dijadikan komunikasi. Bila dikombinasikan dengan semua bentuk komunikasi non verbal lainnya sampai desis atau suara dapat menjadi pesan yang sangat jelas.

f)        Gerak isyarat, adalah yang dapat mempertegas pembicaraan . Menggunakan isyarat sebagai bagian total dari komunikasi seperti mengetuk-ngetukan kaki atau mengerakkan tangan selama berbicara menunjukkan seseorang dalam keadaan stress bingung atau sebagai upaya untuk menghilangkan stress.

Aspek penting yg harus diperhatikan dalam komunikasi non-verbal dengan atau tanpa komunikasi verbal:

•         Lingkungan

•         Penampilan

•         Kontak mata

•         Postur tubuh & gestur

•         Ekspresi wajah

•         Suara (intonasi, volume, & refleksi)

3.      Komunikasi secara langsung

       Manajer selalu mengadakan komunikasi verbal kepada atasan dan bawahan baik secara formal maupun informal. Mereka juga melakukan komunikasi secara verbal pada pertemuan formal, baik kepada individu dalam kelompok dan presentasi secara formal.

       Tujuan komunikasi verbal adalah “assertiveness”. Perilaku asertif adalah suatu cara komunikasi yang memberikan kesempatan individu untuk mengekspresikan perasaannya secara langsung, jujur dan cara yang sesuai tanpa menyinggung perasaan orang lain yang diajak komunikasi.

       Hal yang harus dihindari pada komunikasi secara asertif adalah pasif, agresif khususnya agresif yang tidak langsung. Komunikasi pasif terjadi jika individu tidak tertarik terhadap topik atau karena enggan berkomunikasi. Komunikasi agresif terjadi jika individu merasa superior terhadap topik yang dibicarakan.

4.      Komunikasi Via telpon

       Pada era millenium ini, manajer sangat tergantung melakukan komunikasi dengan menggunakan telepon. Dengan kemudahan sarana komunikasi tersebut, memungkinkan manajer untuk merespon setiap perkembangan dan masalah dalam organisasi. Oleh karena itu, untuk menjaga citra organisasi, manajer dan semua staf, harus belajar dan sopan serta menghargai setiap menjawab telpon. Jika orang lain harus menunggu untuk berbicara, maka waktu yang diperlukan harus singkat untuk menghindari kesan yang negatif.

E.     Proses Komunikasi

             Proses komunikasi merupakan proses penyampaian pesan dari pengirim kepada penerima, menggunakan isyarat tangan, atau menggunakan sarana komunikasi tertentu lainnya.

1)      Pengirim (sender)

       Proses komunikasi diawali oleh pengirim sebagai sumber pesan. Pengirim, dalam kerangka keorganisasian dapat berupa karyawan biasa, manajer, atau pihak luar yang memberikan gagasan, maksud, informasi dan bertujuan mengadakan kumunikasi. Pengirim dalam hal ini telah menentukan makna apa yang akan disampaikannya. Agar apa yang akan disampaikan itu dapat tersusun dengan baik, maka sender perlu menyusun sebuah rencana yang berisi makna utama apa yang akan disampaikan.

2)      Penyandian (encoding)

Tindakan pemberian arti simbol-simbol pada pemikiran, misalnya memutuskan kata-kata mana yang harus dikatakan atau ditulis disebut sebagai penyandian (encoding). Penyandian itu perlu karena informasi hanya dapat dikirimkan dari seorang kepada orang lain lewat perwakilan atau sandi.

3)      Saluran Komunikasi (communication chanel)

Ketika orang-orang berkomunikasi dalam lingkungan organisasi, mereka biasanya menggabungkan tampilan vokal (saluran pendengaran) dan pandangan (saluran penglihatan). Sentuhan (saluran peraba), penciuman (saluran penciuman), dan perasa (saluran saraf) juga digunakan dalam saluran pesan dalam komunikasi. Fungsi saluran komunikasi di sini adalah sebagai alat menyampaikan pesan. Untuk menyampaikan pesan yang dimaksud, seseorang dapat meggunakan berbagai macam, yaitu tatap muka, telepon, pertemuan kelompok, komputer, memo, pernyataan kebijakan, system imbalan, jadwal produksi, dan ramalan penjualan. 

4)      Pengertian Sandi (Decoding) 

Pesan yang diterima kemudian diinterpretasikan dan diterjemahkan ke dalam informasi yang mempunyai arti. Proses ini dilakukan dengan dua cara, pertama penerima harus menerima, kemudian mengartikannya. Pengertian dipengaruhi oleh pengalaman penerima, pemilihan penilaian pribadi mengenai simbol dan gerakan tubuh yang dipakai, dan harapan. Meciptakan gelombang suara yang penuh arti adalah sandi yang tepat, yang pantas untuk penyandian dengan melalui suatu sumber; menterjemahkan gelombang suara ke dalam pemikiran merupakan penguraian sandi (decoding). 

5)      Penerimaan (Receiver) 

Bila pesan tidak A kepada siapa pesan itu ditujukan. Dalam hal ini kita tidak akan menggunakan cara yang sama dalam berkomunikasi kepada anak-anak dan berkomunikasi kepada orang dewasa. Jadi dalam berkomunikasi siapa pendengarnya perlu dipertimbangkan.

6)      Umpan Balik (Feedback)

Sebuah rangkaian umpan balik (Feedback) memberi saluran bagi tanggapam penerima yang memungkinkan sender untuk menentukan apakah pesan telah diterima dan menghasilkan tanggapan yang dimaksudkan. Bagi manajer, umpan balik komunikasi ini mungkin datangdari berbagai macam cara. Dalam situasi tatap muka, umpan balik bias terjadi secara langsung melalui tanda-tanda atau sandi. Dengan diberikannya reaksi ini kepada si pengirim (sender), perngirim akan dapat mengetahui apakah pesan yang dikirimkan tersebut diinterpretasikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh si pengirim. Bila arti pesan yang dimaksudkan oleh si pengirim berarti komunikasi tersebut efektif.

7)      Kegaduhan (noise)

Gangguan (noise) merupakan sifat yang melekat pada komunikasi. Dalam setiap proses komunikasi, kegaduhan atau kendala-kendala dalam berkomunikasi akan selalu ada. Gangguan dapat timbul dalam saluran komunikasi, atau metode pengiriman seperti udara dan kertas. Ganggua juga dapat terjadi secara internal (kurang perhatian penerima) atau eksternal (gangguan suara lain).